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Checkliste: 10 Tipps zur Einführung Ihres Social Intranets

Der Kantinenplan als PDF und der Urlaubsantrag in Excel: So sieht in manchen Unternehmen, auch im Jahr 2017, noch immer das Intranet aus. Der Nutzen von sozialen und interaktiven Komponenten wird viel zu häufig unterschätzt. Auf diese Weise verschenken Unternehmen jedes Jahr Potenziale in Millionenhöhe. Unsere Checkliste zeigt, wie die Einführung eines Social Intranets gelingt.

Checkliste: 10 Tipps zur Einführung Ihres Social Intranets

 

 

Letztes Update: 29.03.2019

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Ein Intranet ist das perfekte Tool für Wissensmanagement und die interne Kommunikation in Unternehmen – vorausgesetzt es wird richtig eingesetzt. Auf den Punkt gebracht: Ein Intranet ist eine interne Webseite, die den Mitarbeitern hilft, ihre tägliche Arbeit zu erledigen. Das Social Intraneterweitert die klassische Variante um soziale Funktionen, sodass sich alle Mitarbeiter einfach vernetzen und Inhalte erstellen können. Es gibt nicht mehr nur eine zentrale Redaktion, sondern Mitarbeiter werden zu Autoren und aktiven Teilnehmern.

Vom Intranet zum Digital Workplace

Das Intranet ist mehr als ein digitalisiertes Schwarzes Brett: Die Kernaufgaben des Intranets liegen darin, Mitarbeitern Information, Orientierung, Motivation und Identifikation zu bieten. Die Kollaboration in Teamräumen und der effektivere Informationsfluss sind nur einige der vielen Vorteile, die ein Social Intranet bietet. Dadurch entwickelt sich das Intranet immer stärker zum Digital Workplace. Ein wichtiger Nebeneffekt ist die signifikante Verringerung des E-Mail-Aufkommens. Durch bessere Suchergebnisse werden schnelle Problemlösungen gefunden.

Social Intranet: Herausforderungen meistern und Mehrwert schaffen

Social Media ist grundsätzlich ein technologie-getriebener Trend. Die Herausforderungen eines Social Intranets sind meist jedoch keine technischen, sondern vielmehr kultureller Natur. Wie bekomme ich meine Mitarbeiter motiviert Wissen zu teilen und sich untereinander zu vernetzen?Auch technische Fragen sollten vorab geklärt werden: Mitarbeiter nutzen in der Freizeit das mobile Internet und möchten dieselbe Nutzererfahrung auch am Arbeitsplatz haben. Bieten Sie das Intranet auch endgeräteunabhängig an. Cloud oder On Premise? Wir identifizieren zusammen mit Ihnen die genauen Anforderungen und finden die passende technische Basis. Die Microsoft-Plattform SharePoint ist ein leistungsstarkes System, das höchste Flexibilität und einen großen Funktionsumfang für alle Branchen und Unternehmensgrößen bietet.

 

Checkliste 10 Tipps zur Einführung Ihres Social Intranets

1. Ermitteln Sie konkrete Anwendungsfälle

Bevor Sie ein Intranet etablieren, sollten Sie sich auf den konkreten Zweck konzentrieren: Was brauchen meine Mitarbeiter wirklich und in welchen Fällen benötigen sie welchen Support? Finden Sie konkrete Prozesse und Vorgänge, die sich mit Social Media optimieren lassen. Eine schwammige Formulierung wie „Wir vernetzen alle Mitarbeiter“ ist kein Anwendungsfall.

2. Entwickeln Sie eine angemessene Intranet Strategie

Ohne Strategie geht nix: Klären Sie Ziel, Umfang und Nutzen der geplanten Intranet-Initiativen. Finden Sie eine Strategie, die zum Unternehmen passt und erstellen Sie daraufhin einen mehrstufigen Entwicklungsplan.

3. Holen Sie das Management ins Boot

Sorgen Sie für die Unterstützung durch das Management und lassen Sie sich die definierte Intranet-Strategie am Ende unterschreiben.

4. Erstellen Sie Richtlinien

Liefern Sie genaue Vorgaben für den Umgang miteinander in einer Social Media Policy. Beteiligen Sie sich moderierend oder organisieren Sie die Moderation. Haben Sie keine Angst vor Vandalismus: Ein Social Intranet lebt von der Beteiligung der Mitarbeiter und erfordert immer ein bisschen Mut. Arbeiten Sie mit Klarnamen und automatischem Login (SSO).

5. Nutzen Sie vorhandene Potenziale

Sie müssen das Rad nicht immer neu erfinden. In jedem Unternehmen gibt es gewachsene Strukturen oder funktionierende Mitarbeiter-Initiativen. Bauen Sie darauf auf, suchen Sie das Gespräch und schaffen so Raum für echte Mitgestaltung.

6. Involvieren Sie die IT frühzeitig

Die Technikabteilung ist Ihr Freund: Involvieren Sie die IT früh genug in die Strategie, stellen Sie klare Anforderungen und klären Sie das Thema „Ownership“.

 7. Verbinden Sie bestehende Systeme

Etablierte Medien, Prozesse und Gewohnheiten sollten nicht auf Teufel komm raus unterbunden oder eliminiert werden. Nutzen Sie die bestehenden Systeme, wo immer es geht.

8. Bleiben Sie agil

Starten Sie frühe Piloten und teilen Sie komplexe Vorhaben in Phasen auf. So können Sie das Konzept durch Erfahrungen anreichern und stetig optimieren. Den Austausch mit Ihren Fokusgruppen regeln Sie im Idealfall über das Netzwerk selbst.

9. Bieten Sie eine hohe User Experience

Eine Plattform muss nicht nur funktionieren, auch die Bedienung soll Spaß machen! Sorgen Sie für ein modernes, ansprechendes und klares Design. Höchste Anforderungen an die Usability und eine gute Performance sind dabei ein Muss.

10.Denken Sie in Kampagnen

Der häufigste Fehler, der in Enterprise 2.0-Projekten begangen wird ist die fehlende kommunikative Begleitung. Starten Sie am besten schon vor dem Launch eine Kampagne, die den Mitarbeitern das neue Intranet näher bringt. Organisieren Sie Schulungen und erzählen Sie kanalübergreifend von den erzielten Erfolgen dieser Initiativen.

Fazit

Die Etablierung eines Social Intranets ist ein komplexes Projekt in der Change-Kommunikation. Unsere Checkliste dient als erster Leitfaden für die Einführung einer neuen internen Kommunikationsplattform in Ihrem Unternehmen. sunzinet ist hierfür der richtige Partner: Wir bieten nicht nur Beratung, sondern auch die passende Konzeption und technische Realisierung in einem umfangreichen Servicepaket für nachhaltigen Erfolg. Nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf.

In unserer Intranet-Themenreihe erfahren Sie im nächsten Teil alles zum Thema Workshops.

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Simona Mayer | Business Development | sunzinet AG
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