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Teil 1: Werden Sie in 3 Schritten zum Intranetexperten

Die geheime Welt des Intranets, wer kennt sie schon? Oft verborgen und von Außenstehenden nie gesehen – wie soll man sich da bitte richtig informieren und aufschlauen?
Als Full Service Agentur und Intranet-Fabrikant der ersten Stunde, lassen wir Sie gerne an unseren gesammelten Erfahrungswerten teilhaben und schenken Ihnen ein paar wichtige Weisheiten über das Thema Intranet bis hin zum Digital Workplace.

in 3 Schritten zum Intranetexperten

 

 

Letztes Update: 29.03.2019

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Intranet? Digital Workplace?

Wie, wo, was? Und wer jetzt Fragezeichen in den Augen hat; keine Sorge. Wir haben uns gedacht: Erst einmal die Basis des Konstruktes Intranet beleuchten und so erleichtern wir Ihnen das faustische Streben mit einer sanften Einleitung.

Teil 1 unserer 3 teiligen Serie: In 3 Schritten zum Intranetexperten.

Teil 1: Das Intranet und seine Begriffswolke

Rund um den Begriff Intranet schweben einige Ausdrucksweisen, die am Ende doch ein und dasselbe beschreiben: In erster Linie einen Internetauftritt mit der Funktion unternehmensinterne Kommunikation zu ermöglichen, die nicht öffentlich zugängig ist. Da sich das Produkt seit seiner Geburt stetig weiterentwickelt, hat sich auch die Bezeichnung hin und wieder geändert. Genutzt werden in diesem Kontext gerne Formulierungen wie Intranet, Social Intranet, Netzwerk oder Portal. Wir haben uns für die Verwendung einer weiteren Begrifflichkeit entschieden: Digital Workplace, zu Deutsch: Digitaler Arbeitsplatz. Doch bis dahin ist eine kleine Reise in Raum und Zeit zu gehen…

Mitarbeiterportal, oder: Aller Anfang ist schwer

Seine Anfänge findet das Intranet Ende der 90er Jahre, als es in einer simplen Ausführung in mehr und mehr Firmen in Erscheinung tritt. Die Kernkompetenz bestand darin, genauso wie die Leitidee heutzutage, eine Basis für strategische Unternehmenskommunikation zu schaffen und Mitarbeitern den Arbeitsalltag zu vereinfachen.

Das Intranet bietet schon zu diesem Zeitpunkt die Gelegenheit, beispielsweise auf Dokumente und Vorlagen zuzugreifen, genauso wie Informationen über den Unternehmensstandort, abteilungsübergreifende Daten über Mitarbeiter oder Kantinenpläne einfach und schnell abzurufen – einzig allein für den Mitarbeiter konfiguriert.

Wie bei den meisten Portalen bekannt, liegt auch dieser Plattform ein CMS zugrunde, das regelmäßig gefüttert werden muss und einer sorgsamen Pflege bedarf. Und schon beschäftigen sich die ersten wachen Köpfe mit den vielen weitreichenden Möglichkeiten, die ein solches Intranet bieten kann. Neben des Voranschreitens der nun durchgeführten Digitalisierung von Abläufen ermöglichen Verfahren wie das SSO (Single Sign On) eine einheitliche Zugangskontrolle und vereinfachen den Beschäftigen den Eintritt zu einer Ansammlung an Nutzungsoptionen – hallo Usability.

Bemerkbar ist in diesem Status allerdings, dass die Funktionalität des Mitarbeiterportals noch nicht vollends ausgereift ist. Oft handelt es sich um Insellösungen ohne jegliche Standards. Aber hey – kommt Zeit kommt Rat!

Social Intranet: Die romantischen Anfänge

Nachdem sich das Intranet etablieren konnte, hat es sich schnell zu einem Instrument entwickelt, dass weit mehr als interne Unternehmenskommunikation umfasst. Es wandelt sich zum Social Intranet.

Über die Digitalisierung hinaus werden Applikationen sowie Möglichkeiten zur Interaktion geschaffen – Social Media Plattformen hinterlassen ihre Spuren. Mit einem Hauch von Personalisierung (über das Mitarbeiter-Profil) bis hin zur Kommentarfunktion, einen Beitrag teilen und liken – alles kein Problem.

Digital Workplace – Das Intranet wird erwachsen

In Zeiten in denen die Formulierung „den Rechner hochfahren“ aufgrund der Nutzung jeglicher Mobile Devices nicht mehr ganz passend erscheint, ist das Intranet kein Medium mehr für hin und wieder.

Der Arbeitstag startet durch den Einstieg mit einem Dashboard und gewährt direkten Zugriff auf täglich genutzte Tools & Aufgaben. So zeigt sich der digitale Arbeitsplatz jetzt bedarfsgetrieben und richtet sich nicht mehr nach dem Anwendungsfall.

Das Dashboard des Digital Workplace gliedert sich inhaltlich in vier Nutzfaktoren:

Diese vier Bereiche können nicht getrennt voneinander betrachtet werden, da sie miteinander interagieren. Damit der Zusammenhang dieser Faktoren klar und verständlich wird, werden sie nun weiter erläutert.

Information/Kommunikation

  • strategischer Kanal für Top-Down Kommunikation:  z.B. News, Kennzahlen, Stellenangebote
  • Kommunikationsstrategie: Few to many
  • dient der Orientierung, Identifikation,
  • Mittel: Redaktion, User Experience, Corporate Design, Struktur

Vernetzung

  • Kommunikationsstrategie: Many to many
  • Unternehmen fördert Kommunikation zwischen den Mitarbeitern = Social Intranet
  • UGC durch Newsfeed inkl. Kommentarfunktion
  • erweiterte Profile -> Möglichkeit der Expertenzuordnung

Zusammenarbeit

  • Kollaboration der Mitarbeiter
  • Kommunikationsstrategie: Many to many
  • klassische Unternehmensstruktur positiv aufweichen
  • Durchbrechen der Hierarchien – projektbasierende Zusammenarbeit quer durch unterschiedliche Hierarchien

Prozessautomatisierung

  • Automatisierung von Arbeitsabläufen/ Geschäftsprozessen, z.B. Urlaubsantrag
  • Aufgabenverwaltung und Dokumentenerstellung
  • Ideenmanagement
  • Vereinfachung & Beschleunigung wiederkehrender Arbeitsabläufe
  • Anbindung von Tools & Services

Mit der Zeit gehen: (Social) Intranet Software passt sich an

Die Weiterentwicklung für Digital Workplaces geeigneter CMS Softwares, machte es möglich diese und viele andere Nutzungsmehrwerte zu realisieren.
Darunter fällt beispielsweise die SharePoint 2013 Version, unbedeutend, ob als Cloud Lösung oder On Premise. Durch den dauerhaften Entwicklungsprozess wird der Digital Workplace zum unabdingbaren Arbeitsinstrument, das Kommunikation, Termine, Projekte & Aufgaben innerhalb eines Teams darstellt und die systemübergreifende Vernetzung der Mitarbeiter fördert.

Puh – das waren jetzt ganz schön viele Informationen. Um diese zu verdauen gewähren wir Ihnen eine kurze Verschnaufpause. Aber schon in knapp 4 Wochen geht es weiter, denn der 2. Teil unserer Reihe In 3 Schritten zum Intranetexperten steht schon in den Startlöchern.

Damit Sie wissen worauf Sie sich freuen können: Wir beleuchten die Welt des Social Intranets unter Einsatz von Sharepoint.

Na, das klingt doch vielversprechend?

Danke für die Aufmerksamkeit – bis bald!

Elena

Wer nicht neugierig ist, erfährt nichts.

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