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Teil 2: Ready Steady Go! Die Einführung Ihres Intranets & Digital Workplaces

Wie agil wir wirklich sind haben wir bei der Erstellung dieser Intranetexperten Serie  gemerkt. Während dem Austausch über die einzelne Themenbausteine haben wir uns entschieden dem Prozess ein wenig vorzugreifen und uns zuerst auf die Projektvorgehensweise zu konzentrieren, bevor wir zu den Instrumenten gelangen. Daher: SharePoint wird zu einem späteren Zeitpunkt aufgegriffen & beleuchtet!
Die Begriffswelt ist erläutert und jeder kann mitreden, der Grundstein ist gelegt. Jetzt kann das Projekt in Angriff genommen werden, doch wie geht man dabei am besten vor? Unsere Gedanken und Prozesse verständlich aufbereiten, so lautet die Zielstellung dieses Beitrags.

Die Einführung Ihres Intranets & Digital Workplaces

 

 

Letztes Update: 29.03.2019

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Projektstrang und Kommunikationsstrang bilden die Basis Ihre Intranets

Unternehmen, die ein neues Intranet einführen möchten stehen vor der Frage: Quo vadis? Wie gelangen wir ans Ziel? Für die erfolgreiche Etablierung eines neuen Intranets braucht es zwei Stränge, das heißt zwei parallel laufende Phasenmodelle, die sich beide ergänzen und unabdingbar für eine hohe Nutzerakzeptanz sind:

Voraussetzung für ein Projekt im eigenen Unternehmen (verwendet als Synonym für Organisation, Konzern, Verband, Verein, Institut etc.) ist eine Initiative, die ein neues Intranet etablieren möchte.

Wer startet die Initiative?

Das ist ein spannender Komplex und genauso vielschichtig wie in Intranets selbst. Es gibt drei Initiativquellen:

Obersten Management-Ebene (Vorstand, Geschäftsführung, C-Level…)
Die Kommunikation eines Intranet Projektes von der obersten Management-Ebene aus liefert eine optimale Ausgangssituation. Das Projekt erhält von Beginn an eine hohe Relevanz und Aspekte wie Budget und Timing werden direkt festgelegt, freigegeben und gesteuert. Während sich eine bestimmte Abteilung der Umsetzung und Steuerung widmet, nimmt auch die Geschäftsführung als Project Owner an Meilenstein-Terminen teil.

Abteilungsgetrieben
In diesem Fall geht die Initiative meist von den Abteilungen Personal/HR, IT und Marketing aus. Insbesondere treibt die Unternehmenskommunikation das Vorhaben an, sofern sie als losgelöste Abteilung im Unternehmen besteht. Abteilungsgetriebene Initiatoren können zwei Ansätzen weiterentwickeln. Entweder wird der Auftrag von der Geschäftsführung erteilt, oder es muss zuvor intern Überzeugungsarbeit stattfinden, um Budget bereitgestellt zu kommen.

Steering Comittee getrieben
Wenn verschiedene Stakeholder im Unternehmen Interesse an einem neuen Intranet, einem modernen Digital Workplace haben, dann bilden sie zusammen ein Steering Comittee. Dieses macht es sich zum Ziel, das Projekt zu initialisieren. Der Initiator kann Teil der Geschäftsführung sein oder es handelt sich um eine Eigeninitiative der Stakeholder. Wenn für das Gesamtprojekt noch kein Budget zur Verfügung steht, schafft das Steering Comittee hierfür die Voraussetzungen. Folgende Vorgehensweisen werden verfolgt:

  • Interviews & Umfragen: Identifizierung der Erwartungshaltung
  • Durchführung eines Workshops zur ersten Grobkonzeption

Bedarfsidentifizierung mithilfe von Umfragen, Interviews & Workshops

Übernimmt das Steering Commitee die Rolle des Initiators kann durch simple Instrumente die Management-Ebene in das Projektvorhaben eines neuen Intranets / Digital Workplace einbezogen und davon überzeugt werden. Nach der Durchführung von Umfragen, Interviews und Workshops zeichnet sich idealerweise die genaue inhaltliche Ausgestaltung und die damit angestrebte Schwerpunktsetzung ab.

Interviews & Umfragen: Welche Erwartungshaltung gibt es an das Intranet / Digital Workplace

Innerhalb des Unternehmens werden Interviews mit Interessengruppen durchgeführt, wahlweise auch zusätzlich Umfragen im alten Intranet, um die Erwartungshaltung der Benutzer an das neue Intranet zu identifizieren. Für Interviews können halbstündige Interview-Sessions angesetzt werden, persönlich oder am Telefon. Dabei werden nicht konkrete Funktionen abgefragt, sondern ergebnisoffen die Bedürfnisse der Zielgruppen erörtert. Umfragen, die im Intranet platziert werden, bieten dagegen einen geringeren Spielraum, um den Nerv der User zu treffen. Dabei gilt es einen gesunden Mix bei der Fragetechnik zu finden. Multiple-Choice trifft eine Vorauswahl und lässt dadurch nur wenig Platz für neue Impulse. Auf der anderen Seite sind Freitext-Antwortmöglichkeiten per se kaum sortierbar und eine Gewichtung schwer zu treffen. Daher die Empfehlung: Durchführung von Interviews mit einem Minimum von 30 Mitarbeitern (entspricht zwei – vier Tagen, bei einer halben Stunde Nachbereitung). Interviewt werden Personen aus dem strukturellen und hierarchischen Querschnitt des Unternehmens: Von der Geschäftsführung bis zum Facility Manager ohne Bildschirmarbeitsplatz machen alle Beteiligten Sinn.
Umfragen durchzuführen ergibt trotz aller Nachteile, die eine solche Erhebung mit sich bringt, Sinn: Denn sie vermitteln das Gefühl der Mitsprache. Dies ist nicht zu unterschätzen und stärkt die Identität mit dem neuen Intranet. Außerdem ermöglichen sie die Sicht aus verschiedensten Blickwinkeln und führen Stellenweise zu nützlichen Aha-Effekten.

Das Ergebnis findet sich als konsolidierte Zusammenfassung wieder: In Form eines einseitigen Interview-Abstracts, der die wesentlichen Erwartungen und die wiederkehrenden Wünsche zusammenfasst. Es bringt die besondere Botschaft auf den Punkt. Mit dem Instrument der Interviews und Umfragen ist ein empirischer, interner Beleg geschaffen, der den Bedarf zur Verbesserung der internen Kommunikation und der Offenheit des eigenen Unternehmens bestätigt. Dadurch ist die Einführung eines kollaborativen Intranets, dem Digital Workplace gerechtfertigt. Zudem gibt diese Auswertung Rückenwind, wenn es darum geht, die oberste Management-Ebene von der Notwendigkeit des Projekts zu überzeugen und schafft den erforderlichen Freiraum für die Konzeption des Intranets / Digital Workplace.

Durchführung eines Workshops zur ersten Grobkonzeption

Der erste Workshop zum Intranet-Relaunch bzw. zur Einführung eines Digital Workplace innerhalb des Unternehmens bringt alle Interessensgruppen an einen Tisch. Wir empfehlen die Anzahl von Teilnehmern auf maximal sieben Beteiligte zu begrenzen, um noch einen konstruktiven Austausch zu gewährleisten, in dem jeder zu Wort kommen kann.

Wer sollte an einem Intranet-Workshop teilnehmen?

Es gibt hierzu keine Gesetzmäßigkeit. Aber generell gilt: Je mehr Abteilungen vertreten sind, desto stärker wird die Bestätigung für das Projekt in den nächsten Monaten. So liegt es in der Zuständigkeit der projektleitenden Person den Intranet-Relaunch im Vorfeld zu bewerben. Idealtypisch wirken folgende Abteilungen am Workshop mit:

Unternehmenskommunikation
Sofern nicht vorhanden oder im Marketing integriert: Marketing-Verantwortliche, die die Mitarbeiter mit internen Informationen versorgen.
Collaboration Management
Das Collaboration Management ist meistens in der IT angesiedelt, in Unternehmen allerdings noch nicht sehr verbreitet. Es erweist sich dennoch als sinnvoll, wenn ein Unternehmen mittels Digital Workplace seine Tools, Services und Softwares konsolidieren will.
Human Ressources
Die Abteilung HR treibt Intranet-Projekte aufgrund ihres Beitrags zur Unternehmensidentität und dem Employer Branding mit an. Da Intranets durch den Digital Workplace zunehmend einen kollaborativen Charakter gewinnen, wird HR auch weiterhin eine treibende Rolle bei Intranet-Projekten spielen.
IT
Die heimlichen Könige in jedem Intranet und Digital Workplace-Projekt sind die Experten aus der Unternehmens-IT. Sie geben IT-Policies vor und sie gilt es von den Policies abweichenden modernen Cloud- und Hybrid-Lösungen zu überzeugen. Besonders gern gesehen werden Prozesse, die auch die Abläufe der IT beeinflussen – und zwar positiv. Die Reduzierung der Helpdesk-Aufwände kann dabei ein Aspekt abbilden.
Sales & Außendienst
Die Sales Abteilung zu integrieren ergibt Sinn, wenn im Unternehmen Wunsch und Wille ist, mittels mobilem Zugriff – beispielsweise Tablets – auf vertrauliche Produktinformationen zuzugreifen, die im Alltag in Echtzeit eingesetzt werden können.
Produktion / Engineering
Die Produktion kommt im Workshop zum Zug, wenn die Kollaboration zentralisiert gebündelt werden soll. Häufig ergibt sich die Situation, dass unterschiedliche Ressourcen in der Wertschöpfungskette des Unternehmens mit jeweils nicht in Verbindung stehenden Services arbeiten. Dies an einem dezentralen Ort zu bündeln, kann die Effizienz ausbauen.
… Und was ist mit dem Betriebsrat?
Relevant, aber kein klassischer „Produktiv“-Stakeholder für ein Intranet oder Digital Workplace. Eher ein passiver Stakeholder, den es zu gewinnen gilt. Grade bei einem Digital Workplace ist es so, dass der Betriebsrat sich mit einer Vielzahl von Aspekten konfrontiert sieht, die das persönliche Wirken des einzelnen Mitarbeiters stärker in den Vordergrund rücken wird. Um von Grund auf keine Ängste und Vorbehalte entstehen zu lassen, sollte daher der Workshop-Kreis zuerst identifizieren, welche Mehrwerte ein Digital Workplace bietet. Dies bildet die Grundlage, auf der der Betriebsrat überzeugt werden kann: Immer dann, wenn man ihm zeigt, dass der Arbeitsalltag jedes Einzelnen sich durch einen Digital Workplace verbessert, dann wird der Betriebsrat zum Verbündeten.

Das Team für das neue Intranet steht – ab in die Agenda!

Das Wichtigste für die Agenda: Der Workshop muss dem Team Spaß machen. Das heißt die Herausforderung an eine gute Agenda ist, die Mischung zwischen Theorie und interaktiven Praxisanteilen. Da kommt dem Moderator eine wichtige Funktion zu. Es gibt nicht die idealtypische Agenda – die genaue inhaltliche Ausgestaltung hängt von der angestrebten Schwerpunktsetzung ab – strebt das Team den Bau eines klassischen Intranets an? Eines Social Intranets? Oder etwa eines Digital Workplaces?
Der erste Schritt in Richtung Projektrealisierung ist getan. Ein Initiator ist identifiziert, die Management-Ebene überzeugt und Umfragen in die Wege geleitet. Ergebnisse und Erkenntnisse werden untern den Workshop Teilnehmer diskutiert und führen zur Definition der nächsten Prozessschritte.

Keine Panik – Fortsetzung folgt mit weiteren spannende Bausteinen rund um unsere schöne Intranetwelt. Im nächsten Beitrag gibt es wichtige Insights zur Durchführung eines Intranet-Workshops.

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Simona Mayer | Business Development | sunzinet AG
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