Jedna platforma, pełna kontrola: Cyfrowy fundament Ekolanu dla przyszłości rynku nieruchomości

Nowoczesny biały budynek mieszkalny z zaokrąglonymi balkonami i dużymi oknami, częściowo otoczony i zasłonięty w świetle dziennym przez bujne drzewa.
Microsoft_Azure_logo

Wyzwanie

Gdy sprawdzony system przestaje wystarczać

Ekolan przez lata działał na systemie zbudowanym w technologii IBM Notes. Obejmował praktycznie wszystko – od pozyskiwania gruntów, przez projektowanie, budowę, aż po obsługę klienta po sprzedaży. Przez długi czas to się sprawdzało.

Z biegiem czasu jednak system coraz słabiej odpowiadał na rosnące potrzeby organizacji. Wprowadzanie zmian i dostosowywanie procesów do nowych wymagań biznesowych oraz regulacyjnych stawało się coraz bardziej czasochłonne. Na dynamicznym rynku, gdzie szybka reakcja na zmiany ma kluczowe znaczenie, firma potrzebowała bardziej elastycznego rozwiązania, które usprawniłoby wdrażanie nowych funkcjonalności i skuteczniej wspierało dalszy rozwój biznesu.

Konkretnie, Ekolan mierzył się z:

  • Rosnącą złożonością zmian regulacyjnych – dostosowywanie procesów i systemu do nowych wymagań prawnych oraz standardów finansowych wymagało coraz większego nakładu pracy i czasu.
  • Rozproszonymi procesami – część procesów wymagała ręcznego przekazywania danych oraz wykonywania powtarzalnych czynności administracyjnych, co wpływało na efektywność pracy i czas realizacji zadań.
  • Brakem automatyzacji i samoobsługi – klienci nie mieli podglądu online do swoich dokumentów, co oznaczało ręczną obsługę ze strony pracowników, dłuższy czas reakcji i niższą satysfakcję.
  • Brakiem jednolitego widoku danych – informacje były obsługiwane w kilku rozwiązaniach, co utrudniało uzyskanie pełnego obrazu klienta i wymagało dodatkowej weryfikacji danych w różnych systemach.
Ilustracja przedstawiająca dwie kobiety przeglądające duży cyfrowy pulpit nawigacyjny zawierający schemat blokowy, informacje profilowe, ocenę w postaci gwiazdek oraz wykres kołowy.

Cel Projektu

Procesy, ludzie i dane w jednym miejscu

Zamiast starego IBM Notes – jedna nowoczesna platforma, która stanie się centrum zarządzania całym biznesem. Chodziło o to, żeby usprawnić procesy, zapewnić zgodność z przepisami i poprawić jakość pracy zarówno zespołowi, jak i klientom.

Główne założenia:

  • zastąpić IBM Notes skalowalną platformą opartą na aktualnych technologiach
  • wyeliminować ręczne przepływy pracy, które generowały błędy i koszty
  • móc szybko dostosowywać system do zmieniających się przepisów na rynku nieruchomości w Polsce
  • zintegrować wszystkie funkcje biznesowe w jednym miejscu
  • dać klientom samoobsługowy dostęp do dokumentów i informacji (eKonto)
  • stworzyć jedno źródło prawdy o klientach, które usprawni obsługę i decyzje

Strategia i wdrożenie

  • Kobieta o długich blond włosach siedzi przy biurku i pracuje na laptopie. Ma na sobie ciemną marynarkę i bordową bluzkę; pisząc na klawiaturze, wpatruje się w ekran. Na stole przed nią leży pilot. W tle na ścianie widać zamazane tablice prezentacyjne lub plakaty, co sugeruje, że jest to miejsce spotkania lub warsztatów.

    Przeprowadziliśmy intensywne warsztaty metodami Event Storming i Design Studio. Wspólnie z zespołem Ekolanu ustaliliśmy:

    • mapy istniejących procesów
    • listę głównych problemów
    • projekt nowych rozwiązań
  • Mężczyzna i kobieta siedzą blisko siebie na szarej sofie w nowoczesnej strefie wypoczynkowej biura, patrząc na otwarty laptop leżący na kolanach mężczyzny. On ma na sobie jasnobeżową koszulę, niebieskie dżinsy i białe trampki, a ona – czarną marynarkę i spodnie oraz białe trampki. Ciemne poduszki, drewniana podłoga i ściany w neutralnych kolorach tworzą swobodną atmosferę pracy.

    Platforma rosła iteracyjnie, w krótkich sprintach. Dzięki temu:

    • działające funkcje trafiały do firmy co dwa tygodnie
    • mogliśmy błyskawicznie reagować na zmieniające się wymagania
    • testowaliśmy na bieżąco z zespołem klienta
  • Dwóch mężczyzn siedzących przy stole w swobodnej, ale profesjonalnej atmosferze; obaj uśmiechają się i prowadzą swobodną rozmowę. Jeden z nich ma na sobie białą koszulę, a drugi – niebieską marynarkę z poszetką w kieszeni. Wygląda na to, że omawiają coś na tablecie lub ekranie, który trzyma mężczyzna w marynarce. Tło jest minimalistyczne – ciemna ściana tworzy atmosferę relaksu, ale i skupienia.

    Dobór odpowiedniej architektury i technologii zapewnił:

    • wysoką wydajność i stabilność
    • bezpieczeństwo oraz efektywne zarządzanie dostępem
    • skalowalność i niezawodność dzięki chmurze Azure
Kobieta o długich blond włosach siedzi przy biurku i pracuje na laptopie. Ma na sobie ciemną marynarkę i bordową bluzkę; pisząc na klawiaturze, wpatruje się w ekran. Na stole przed nią leży pilot. W tle na ścianie widać zamazane tablice prezentacyjne lub plakaty, co sugeruje, że jest to miejsce spotkania lub warsztatów.
Mężczyzna i kobieta siedzą blisko siebie na szarej sofie w nowoczesnej strefie wypoczynkowej biura, patrząc na otwarty laptop leżący na kolanach mężczyzny. On ma na sobie jasnobeżową koszulę, niebieskie dżinsy i białe trampki, a ona – czarną marynarkę i spodnie oraz białe trampki. Ciemne poduszki, drewniana podłoga i ściany w neutralnych kolorach tworzą swobodną atmosferę pracy.
Dwóch mężczyzn siedzących przy stole w swobodnej, ale profesjonalnej atmosferze; obaj uśmiechają się i prowadzą swobodną rozmowę. Jeden z nich ma na sobie białą koszulę, a drugi – niebieską marynarkę z poszetką w kieszeni. Wygląda na to, że omawiają coś na tablecie lub ekranie, który trzyma mężczyzna w marynarce. Tło jest minimalistyczne – ciemna ściana tworzy atmosferę relaksu, ale i skupienia.
Ilustracja przedstawiająca osobę pracującą na laptopie obok dużego ekranu, na którym wyświetlany jest schemat blokowy zawierający wykresy kołowe oraz wykres liniowy o tendencji wzrostowej.

Rezultat

  • Dedykowany CRM – centralny punkt, dostosowany do procesów firmy, z pełnym widokiem klienta i decyzjami opartymi na danych.
  • Portal klienta eKonto – samoobsługa, która poprawiła doświadczenia klientów i odciążyła biuro obsługi.
  • Cyfrowy eSekretariat – automatyzacja administracji i zarządzania korespondencją.
  • Zgodność z przepisami – architektura pozwala szybko wdrażać zmiany regulacyjne i minimalizować ryzyko.
  • Skalowalność i bezpieczeństwo – stabilna chmura, która zapewnia podstawy do dalszego rozwoju.

Platforma stanowi fundament dalszego porządkowania i cyfryzacji naszych procesów.

Wspólnie z SUNZINET zbudowaliśmy platformę wspierającą kluczowe procesy sprzedażowe, administracyjne i obsługę klienta. Zespół wykonawcy dobrze poznał specyfikę naszej działalności i potrafił przekładać potrzeby biznesowe na kolejne elementy rozwiązania. Platforma stanowi podstawę do dalszego porządkowania i cyfryzacji procesów objętych projektem.

- Mariusz Grela, Doradca ds. Infromatyki, Ekolan S.A.

Kluczowe wnioski

  • Dedykowane rozwiązanie lepiej odpowiada na potrzeby biznesowe w dynamicznych branżach niż gotowe oprogramowanie.
  • W sektorach silnie regulowanych równie ważna jak funkcjonalność jest adaptowalność systemu.
  • Nowoczesna architektura chmurowa (np. Azure) stanowi fundament długoterminowej skalowalności i bezpieczeństwa.

O Ekolanie

Ekolan S.A. to uznana firma budowlana z siedzibą w Sopocie, działająca na rynku od 1997 roku. Specjalizuje się w budowie budynków mieszkalnych i niemieszkalnych, zrealizowała już ponad 50 inwestycji w Trójmieście. Znana z dbałości o jakość i zrównoważony rozwój, Ekolan jest jednym z kluczowych graczy kształtujących krajobraz urbanistyczny regionu.

Czy Twój system również zaczyna ograniczać rozwój firmy?

Porozmawiajmy o tym, jak połączyć procesy, dane i obsługę klienta w jednej nowoczesnej platformie dopasowanej do Twojego biznesu.

Wystarczy wypełnić formularz, aby umówić się na wstępne, niezobowiązujące spotkanie, a my skontaktujemy się z Państwem w przeciągu 24 godzin.

Lukas Kamm - CRM & Digital Marketing - SUNZINET

Lukas Kamm

Business Development Manager

kamm.lukas@sunzinet.com