Eine Plattform, volle Kontrolle: Ekolans digitale Basis für die Zukunft der Immobilienwirtschaft

Modernes weißes Wohnhaus mit abgerundeten Balkonen und großen Fenstern, das bei Tageslicht teilweise von üppig belaubten Bäumen eingerahmt und verdeckt wird.

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Die Herausforderung

Einem einst zuverlässigen System entwachsen

Jahrelang nutzte Ekolan ein System, das auf der IBM-Notes-Technologie basierte. Es deckte nahezu alle Bereiche ab – vom Grundstückserwerb über Planung und Bau bis hin zur Kundenbetreuung nach dem Verkauf.

Mit der Zeit konnte das System jedoch den wachsenden Anforderungen des Unternehmens immer weniger gerecht werden. Die Umsetzung von Änderungen sowie die Anpassung von Prozessen an neue geschäftliche und regulatorische Vorgaben nahmen zunehmend mehr Zeit in Anspruch. In einem dynamischen Marktumfeld, in dem schnelles Reagieren auf Veränderungen entscheidend ist, benötigte das Unternehmen eine flexiblere Lösung, die die Einführung neuer Funktionen beschleunigen und das weitere Geschäftswachstum effektiver unterstützen würde.

Konkret sah sich Ekolan Folgendem gegenüber:

Zunehmende regulatorische Komplexität – die Anpassung von Prozessen und Systemen an neue gesetzliche Vorgaben und Finanzstandards erforderte einen stetig wachsenden Zeit- und Arbeitsaufwand.
Fragmentierte Prozesse – einige Abläufe erforderten eine manuelle Datenübertragung sowie repetitive administrative Tätigkeiten, was die Arbeitseffizienz und die Bearbeitungszeiten beeinträchtigte.
Fehlende Automatisierung und Self-Service-Optionen – Kunden hatten keinen Online-Zugriff auf ihre Dokumente, was eine manuelle Bearbeitung durch Mitarbeiter, längere Reaktionszeiten und eine geringere Kundenzufriedenheit zur Folge hatte.
Fehlende einheitliche Datensicht – Informationen wurden über verschiedene Lösungen hinweg verwaltet, was die Erstellung eines vollständigen Kundenprofils erschwerte und zusätzliche Datenabgleiche zwischen unterschiedlichen Systemen erforderlich machte.

Services

Maßgeschneiderte Portal- und Plattformentwicklung

CRM-Beratung und -Implementierung
Technology

Microsoft Azure
Besonderheit

Vollständige Integration der Entwicklungsprozesse in einer einzigen Umgebung (CRM, Finanzen, Kundenservice)
Projektlaufzeit

Juli 2022 – Oktober 2024

Illustration von zwei Frauen, die ein großes digitales Dashboard mit einem Flussdiagramm, Profilinformationen, einer Sternebewertung und einem Kreisdiagramm betrachten.

Das Ziel

Prozesse, Menschen und Daten miteinander verbinden

Wir haben uns zum Ziel gesetzt, das alte IBM Notes durch eine einzige, moderne Plattform zu ersetzen, die als zentrale Steuerungsinstanz für das gesamte Unternehmen dienen sollte. Ziel war es, Prozesse zu optimieren, die Einhaltung regulatorischer Vorgaben zu gewährleisten und die Arbeitsqualität sowohl für das Team als auch für die Kunden zu verbessern.

Unsere Prioritäten:

Ablösung von IBM Notes durch eine skalierbare Plattform auf Basis moderner Technologien
Eliminierung fehleranfälliger und kostspieliger manueller Arbeitsabläufe
Ermöglichung einer schnellen Systemanpassung an sich ändernde regulatorische Vorgaben auf dem polnischen Immobilienmarkt
Zusammenführung aller Geschäftsfunktionen an einem zentralen Ort
Bereitstellung eines Self-Service-Zugangs zu Dokumenten und Informationen für Kunden (eKonto)
Schaffung einer zentralen, verlässlichen Datenbasis (Single Source of Truth) zu Kunden zur Verbesserung von Service und Entscheidungsfindung

Strategie & Umsetzung

Wir führten intensive Workshops unter Anwendung von Event-Storming- und Design-Studio-Methoden durch. Gemeinsam mit dem Ekolan-Team erarbeiteten wir:
- Darstellungen der bestehenden Prozesse
- Eine Liste der wichtigsten Schwachstellen
- Ein Konzept für neue Lösungen
Die Plattform wurde iterativ, in kurzen Sprints, weiterentwickelt. Das ermöglichte:
- Funktionsfähige Features im Zwei-Wochen-Rhythmus für das Unternehmen
- Schnelle Reaktion auf sich ändernde Anforderungen
- Kontinuierliches Testing gemeinsam mit dem Kundenteam
Die Wahl der richtigen Architektur und Technologien gewährleistete:
- Hohe Leistungsfähigkeit und Stabilität
- Sicherheit und effizientes Zugriffsmanagement
- Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit dank Azure-Cloud

Eine Frau mit langen blonden Haaren sitzt an einem Schreibtisch und arbeitet an einem Laptop. Sie trägt einen dunklen Blazer über einem burgunderroten Oberteil und blickt konzentriert auf den Bildschirm, während sie tippt. Vor ihr liegt eine Fernbedienung auf dem Tisch. Im Hintergrund sind verschwommene Präsentationstafeln oder Plakate an einer Wand zu sehen, was auf eine Besprechungs- oder Workshop-Umgebung hindeutet.

Ein Mann und eine Frau sitzen eng beieinander auf einem grauen Sofa in einer modernen Bürolounge und schauen auf einen geöffneten Laptop, der auf dem Schoß des Mannes liegt. Er trägt ein hellbeiges Overshirt, blaue Jeans und weiße Turnschuhe, während sie einen schwarzen Blazer und eine Hose sowie weiße Turnschuhe trägt. Dunkle Kissen, ein Holzboden und eine neutrale Wand schaffen eine entspannte Arbeitsatmosphäre.

Zwei Männer sitzen an einem Tisch in einer ungezwungenen und doch professionellen Umgebung, beide lächeln und führen ein lockeres Gespräch. Der eine trägt ein weißes Hemd, der andere einen blauen Blazer mit Einstecktuch. Sie scheinen etwas auf einem Tablet oder Bildschirm zu besprechen, das der Mann im Blazer in der Hand hält. Der Hintergrund ist minimalistisch gehalten und besteht aus einer dunklen Wand, was eine entspannte und doch konzentrierte Atmosphäre schafft.

Illustration einer Person, die an einem Laptop arbeitet, neben einem großen Bildschirm, auf dem ein Flussdiagramm mit Kreisdiagrammen und einem nach oben verlaufenden Liniendiagramm zu sehen ist.

Ergebnisse & Business Impact

Spezielles CRM – eine zentrale, auf die Unternehmensprozesse zugeschnittene Plattform mit ganzheitlichem Kundenblick und datengestützter Entscheidungsfindung.
eKonto-Kundenportal – Self-Service-Lösung zur Verbesserung des Kundenerlebnisses und Entlastung des Kundenservices.
Digitales eSekretariat – Automatisierung der Verwaltung und des Schriftverkehrs.
Regulatorische Compliance – die Architektur ermöglicht die schnelle Umsetzung regulatorischer Änderungen und minimiert Risiken.
Skalierbarkeit und Sicherheit – eine stabile Cloud-Basis als Grundlage für weiteres Wachstum.

Die Plattform dient als Grundlage für die weitere Optimierung und Digitalisierung unserer Prozesse.

Gemeinsam mit SUNZINET haben wir eine Plattform entwickelt, die zentrale Prozesse in den Bereichen Vertrieb, Verwaltung und Kundenservice unterstützt. Das Implementierungsteam erarbeitete sich ein tiefgreifendes Verständnis unserer geschäftlichen Besonderheiten und konnte die geschäftlichen Anforderungen in aufeinanderfolgende Lösungskomponenten übersetzen. Die Plattform dient als Grundlage für die weitere Optimierung und Digitalisierung der im Projekt behandelten Prozesse.

- Mariusz Grela, IT Berater, Ekolan S.A.

Key takeaways

Eine maßgeschneiderte Lösung passt in dynamisch sich wandelnden Branchen besser zu den betrieblichen Anforderungen als Standardsoftware.
In stark regulierten Branchen ist die Ausrichtung auf Anpassungsfähigkeit ebenso wichtig wie die Implementierung aktueller Funktionen.
Eine moderne, Cloud-native Architektur (wie Azure) ist entscheidend, um langfristige Skalierbarkeit und Sicherheit zu gewährleisten.

Über Ekolan

Ekolan S.A. ist ein etabliertes Bauunternehmen mit Sitz in Sopot (Polen), das in der Region der „Dreistadt“ (Trójmiasto) einen hervorragenden Ruf genießt. Seit 1997 ist das Unternehmen auf den Bau von Wohn- und Nichtwohngebäuden spezialisiert und hat bereits mehr als 50 Projekte erfolgreich realisiert. Dank seines Engagements für Qualität und nachhaltige Bauweisen spielt Ekolan eine maßgebliche Rolle bei der Gestaltung des städtischen Erscheinungsbildes der Region.