SUNZINET für AIFS

Überblick 

Mit Sitz in Stamford, USA, hat AIFS seit 1964 als Vorreiter im Bereich Bildungsreisen über 1,75 Millionen junge Menschen inspiriert. Dank maßgeschneiderter Auslandsprogramme und persönlicher Beratung durch weltweite Büros, darunter in Deutschland, erweitert AIFS internationale Bildungshorizonte.  

Als digitaler Partner von AIFS haben wir dazu beigetragen, komplexe digitale Landschaften zu navigieren und das Unternehmen zukunftssicher zu machen. Unsere Arbeit reflektiert die Vision: Pionierleistung erfordert einen bahnbrechenden Webauftritt – ein Anspruch, den wir bei SUNZINET teilen, um die digitale Welt von morgen zu verbessern.

Key Facts:

• Kundensitz Deutschland: Bonn
• Geleistete Services: Hubspot CMS Implementierung, HubSpot Integrations, API Support, Strategic Planning, HubSpot Sales Hub, HubSpot Marketing Hub 
• Projektdauer: Website Relaunch in 10 Monaten; Go-Live: 27.11.2023 

Die Challenge

Die Systemlandschaft von AIFS war historisch gewachsen und wurde immer komplexer. Denn bis dato kam verschiedene Individualsoftware zum Einsatz, um einzelne Systeme zu vernetzten.

Unter anderem nutze AIFS für seine Website ein stark angepasstes CMS auf TYPO3-Basis. Da der Typo3-Support endete und die Gefahr für mögliche Sicherheitsrisiken bestand, suchte AIFS nach einer besseren Integration von CMS und CRM. Zusätzlich sollte das digitale Design auf das nächste Level gebracht werden, insbesondere für mobile Apps.

Zudem war das bestehende HubSpot CRM nicht mit einem weiteren vorhandenen CRM integriert. Dies erschwerte die Verwaltung der Kontaktdaten. Die manuelle Pflege in beiden Systemen führte zu hohen Personalkosten, und die Wartungskosten des individualisierten CMS stiegen stetig an.

Die Herausforderungen betrafen gleich eine Reihe an Geschäftsbereichen wie Marketing, IT, Produktmanagement und Bewerbermanagement.

Unser Hauptziel war klar definiert:

Den Marktanteil durch gezielte Interaktion und automatisierte Kundenbetreuung auszubauen und die Kosten für den Kunden nachhaltig zu senken.

Hierzu setzte SUNZINET auf zielgruppengerechte Kommunikation und eine optimierte Systemlandschaft mit HubSpot Workflows und Apache NiFi.

Unsere Lösung

In gemeinsamen Workshops haben wir zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten für einen effizienteren Kundenkontakt erarbeitet sowie Unternehmensprozesse verbessert. Hierfür nutzten wir das volle Potenzial von HubSpot und den integrierten Workflows aus, um die Grenzen der Plattform auszureizen und so gezielt zusätzliche Systeme einzusetzen.

Unser Ansatz

TYPO3 bot nicht die Möglichkeiten, die AIFS für einen stärkeren Webauftritt benötigte. Daher entschieden wir uns gemeinsam für einen Website-Relaunch mit dem HubSpot CMS.

Neben der Entwicklung eines zielgerichteten Webdesigns und einer optimierten Costumer Journey wurden folgende Maßnahmen umgesetzt:

Effiziente Datenflows und Datenbankverknüpfung

Wir haben die Backend-Struktur der Website nahtlos integriert, wodurch Programmvorschauen, Details zu Reisezielen und das Buchungstool verknüpft wurden. Das gewährleistet, dass nun die Interaktionen zwischen dem Buchungssystem, dem CMS und dem CRM reibungslos ablaufen. Dadurch wurden auch die Effizienz und die Datensicherheit gesteigert.

Verzahnung von Data, Media und Content

Gemeinsam mit AIFS hat SUNZINET eine nahtlose Integration von Daten, Medien und Inhalten realisiert. Hier sind die Details:

• Übertragung von Reisedaten aus dem AIFS-internen ERP-System in die HubDB für automatisierte Inhaltsausspielung im Frontend
• Automatisierte Eventausspielung basierend auf ERP-Daten
• Verbesserung des Affiliate-Marketing durch detaillierte Lead-Qualifizierung und automatisierte Vergütung
• Einsatz datenbasierter Segmentierungen für präzisere Content-Ausspielung
  
  

Integration von Prozessautomatisierung

Das neue CMS ist auf Langlebigkeit ausgelegt und enthält Automatisierungsfunktionen zur langfristigen Effizienzsteigerung bei AIFS. Durch den Einsatz dieser Technologien konnten viele Prozesse verschlankt werden. Dafür nutzte SUNZINET folgende Bausteine:

• HubSpot-Workflows für die Qualifizierung von Kontakten und die Aktivitätenübertragung an AIFS' CRM-System
• Apache NiFi als ETL-Tool zur Synchronisation von Eventanmeldungen zwischen CRM und GoToWebinar
• Einsatz eines Tech Stacks zur Ablösung manueller Skripte und Vereinheitlichung des Affiliate-Prozesses
• Ersatz individueller Skripte zur Verringerung von Systemkomplexität und Wartungskosten
• Neue Systemlandschaft

Die neue Systemlandschaft reduziert die Anzahl der Systeme von zehn auf sieben und minimiert damit auch eine Vielzahl der beschriebenen Herausforderungen. Wir nutzen die technischen Möglichkeiten von HubSpot vollständig aus und führen eine Middleware ein. Dies ermöglicht eine Automatisierung, die über die Fähigkeiten von HubSpot Workflows hinausgeht.

Die Ergebnisse

Durch die umgesetzten Maßnahmen konnten wir nicht nur den Wartungsaufwand und die Kosten senken. Wir realisierten auch eine erfolgreiche automatisierte Qualifizierung von Leads, sowie die effektive Nutzung von First-Party-Daten. Dies war eine bedeutende Transformation in AIFS‘ digitaler Strategie und führte zu folgenden Ergebnissen:

• 46 % Zunahme der täglich generierten Leads im Dezember im Vergleich zu Dezember 2022 und 13 % Anstieg der Buchungen im selben Zeitraum.
• Steigerung der betrieblichen Effizienz von AIFS durch Prozessautomatisierung, die Zeit spart und eine solide Grundlage für Wachstum schafft.
• Verbesserte Service Delivery durch effiziente Integration von CMS und CRM.
• Verminderung der Geschäftskosten durch Nutzung von HubSpot als SaaS-Lösung.
  
  

Impact

Umfängliche Automatisierung des Lead Managements

Durch die Nutzung von HubSpot Workflows und Apache NiFi wurden individuelle Skripte durch klare Prozesse ersetzt. Dies minimierte nicht nur händische Arbeit, löste Skripte ab und senkte Betriebsrisiken sowie Wartungskosten erheblich. Der Erfolg zeigt sich auch in einer 46%-igen Zunahme der täglich generierten Leads und einem 13%-igen Anstieg der Buchungen.

Effizienzsteigerung und Kostenoptimierung

Die Automatisierung minimiert manuelle Prozesse und senkt so deutlich die Personalkosten für Lead Management und Affiliate Kategorisierungen. Fehlerquellen wurden reduziert, was zusätzliche Kosten einspart. Der Impact: Die betriebliche Effizienz von AIFS wurde erheblich gesteigert und schafft so eine solide Grundlage für zukünftiges Wachstum.

Nutzung aller relevanten Daten zur Personalisierung

Die von SUNZINET umgesetzten Automatisierungsmaßnahmen ermöglichen die effektive Nutzung von Programminteressen, Webinar-Teilnahmen und demografischen Daten zur personalisierten Content-Erstellung. Dies führt zu einer deutlichen Verbesserung der Kundenansprache.

Verbesserte Service Delivery durch effiziente Integration von CMS und CRM

Durch die nahtlose Integration von CMS und CRM verbesserte SUNZINET auch die Service Delivery von AIFS. Dies führt zu optimierter Kundenbetreuung und erhöhte so die Kundenzufriedenheit.

Effiziente Kostensenkung durch HubSpot als SaaS-Lösung

HubSpot als Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung zu nutzen, war ein echter Game-Changer für AIFS. Dank unserer Expertise konnte das Unternehmen seine Geschäftskosten drastisch senken, Ressourcen optimal einsetzen und seine finanzielle Performance auf ein neues Niveau heben.

Als Transformationspartner haben wir für AIFS den Weg bereitet, ihre digitalen Landschaften effizienter und sicherer zu navigieren. Diese Fortschritte haben ihre digitale Präsenz verbessert, sie an zeitgemäße Standards angepasst und sie für zukünftigen Erfolg positioniert. Bei SUNZINET setzen wir konsequent auf wegweisende Webauftritte, um die digitale Welt von morgen entscheidend zu gestalten und zu verbessern.