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Die Herausforderung
Digitale Silos anstatt gelebter Zusammenarbeit
Das Universitätsklinikum Leipzig (UKL) und die Medizinische Fakultät der Universität Leipzig (MF) sind zentrale Pfeiler der deutschen Hochschul- und Gesundheitslandschaft. Gemeinsam blicken sie als zweitälteste deutsche Universitätsmedizin auf eine reiche Tradition zurück und zählen mit mehr als 8.000 Beschäftigten zu den größten Arbeitgebern der Region.
Obwohl beide Institutionen eng verzahnt arbeiten, entsprach ihre digitale Infrastruktur lange Zeit nicht den Anforderungen an ein modernes, vernetztes Arbeitsumfeld.
Die größten Herausforderungen im Überblick:
- Veraltete, fragmentierte Systeme: Ein veraltetes Intranet auf Basis von Adobe Dreamweaver (mit über 7.000 Seiten) und SharePoint 2013 führte zu doppelten Inhalten und einer uneinheitlichen User Experience.
- Ineffiziente Kommunikation: Wichtige Neuigkeiten gingen teilweise im E-Mail-Postfach unter, der monatlich herausgegebene Mitarbeiter-Newsletter, welcher als PDF-Dokument verschickt wurde, war nicht mehr zeitgemäß. Dringende Informationen konnten nicht in der Weise kommuniziert werden, wie gewünscht. News bzw. Hinweise für Mitarbeitende konnten nicht immer gezielt an die entsprechenden Empfängergruppen verteilt werden.
- Unübersichtliches Dokumentenmanagement: Mitarbeitende verloren Zeit bei der Suche nach Formularen oder Vorlagen, weil Inhalte verstreut im Adobe Dreamweaver-Intranet, in roXtra oder SharePoint lagen.
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KPIs
Mehr als 60 % Interaktionen mit News-Beiträgen
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Projekt Zeitraum
März 2024 – März 2025
Das Ziel
Eine Plattform, zwei Institutionen, unzählige Verbindungen
SUNZINET hatte die Aufgabe, eine Lösung zu entwickeln, die
- das UKL und die Medizinische Fakultät auf einer gemeinsamen, modernen Intranet-Plattform vereint – ohne ihre jeweilige Identität zu verlieren
- mobilen Zugriff ermöglicht – besonders für die Mitarbeitenden, die außerhalb klassischer Bürostrukturen arbeiten
- den Mitarbeiternewsletter „NEWSMAIL“ als digitalen Hauptkommunikationskanal abzulösen sowie „überflüssige“ E-Mails zu reduzieren – durch gezielte Informationen via LUMI – der Social Intranet Plattform
- die Dokumentenablage vereinfacht – durch die smarte Verknüpfung von SharePoint und roXtra
Der Erfolg sollte sich nicht allein an der Technik messen lassen, sondern vor allem an einem Kulturwandel: Weg von gewohnten Einzelstrukturen – hin zu einer offenen, digitalen Zusammenarbeit.
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Zum Auftakt führten wir intensive Workshops mit den Nutzendengruppen durch – und analysierten unterschiedliche Arbeitsabläufe und Bedürfnisse anhand von Personas. Die Erkenntnisse bildeten die Grundlage für unsere hybride Architektur. Mit Staffbase entwickelten wir:
- Getrennte Bereiche innerhalb einer gemeinsamen Plattform – beide Institutionen unter dem Dach von LUMI, mit einheitlichem LUMI-Blau, aber eigenen Inhaltsstrukturen
- Ausbesserung der zentralen Servicestellen – etwa für HR-Formulare oder IT-Support, die bereichsübergreifend nutzbar sind
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Da viele Mitarbeitende kaum am Desktop arbeiten, optimierten wir jede Funktion konsequent für die Nutzung in der Staffbase-App.
Wichtige Neuerungen umfassten unter anderem:
- Das Intranet ist mobil responsiv und für jeden Mitarbeitenden auf den mobilen Endgeräten nutzbar
- Neuigkeiten rund um UKL & MF sind somit jederzeit abrufbar
- Mitarbeiterkommunikation durch die Chatfunktion können bequem vom mobilen Endgerät aus durchgeführt werden
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Eine neue Technologie allein sorgt nicht für Veränderung. Deshalb setzten wir von Anfang an auf eine durchdachte Change-Management-Strategie. Dazu gehörten:
- LUMI-Redakteurinnen und Redakteure – 125 engagierte Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen, die Inhalte in die Plattform migrierten und als erste die Plattform aktiv nutzten und so als Vorbilder dienten
- Interaktive Schulungen – mit praxisnahen Szenarien
- The Great Egg Hunt – eine spielerische Launch-Kampagne zu Ostern, bei der Mitarbeitende virtuelle Eier suchen und dabei Funktionen entdecken konnten. Ergebnis: 726 Teilnehmende innerhalb von zwei Wochen!
Ergebnisse & Mehrwert
Eine Plattform, die Mitarbeitende wirklich nutzen
Sechs Monate nach dem Launch hat LUMI die Interne Kommunikation spürbar verändert:
LUMI befindet sich auf einem guten Weg, DIE zentrale Kommunikations- und Arbeitsplattform zu sein, indem sie unterschiedliche Systeme miteinander verknüpft und wichtige Inhalte strukturiert zur Verfügung stellt.
Ca. 6 Monate nach Online-Gang haben sich bereits 86 % der UKL Mitarbeitenden bei LUMI registriert.
Die Arbeit der Redaktion hat sich von einer monatlichen zu einer täglichen Berichterstattung gewandelt. Mitarbeitende werden teils zielgruppenspezifisch und zeitnah über Neuerungen informiert.
„Likes” und „Kommentare” tragen zu einer offenen Unternehmenskultur bei. Die Social Wall „Mein LUMI-Beitrag” ermöglicht allen UKL Mitarbeitenden einen Beitrag zu posten. Auf diese Weise gibt es mehr Einblicke in fachfremde Arbeitsbereiche – so offen wie nie zuvor.
Wichtige Learnings für Einrichtungen im Gesundheitswesen
- Duale Identitäten können koexistieren: Durch die Einrichtung separater LUMI‑Bereiche für UKL und MF mit gemeinsamen Service‑Hubs (HR, IT) konnten wir die Eigenständigkeit beider Organisationen bewahren und gleichzeitig Barrieren in den Arbeitsabläufen abbauen. Das Ergebnis zeigt: Selbst rechtlich unabhängige Einheiten profitieren von einer einheitlichen digitalen Infrastruktur.
- Mobiler Zugriff ist für Mitarbeitende im operativen Bereich unverzichtbar: Pflegekräfte und Techniker – die Nutzergruppe mit der schnellsten Adaption – nutzen die Staffbase App gezielt für abteilungsrelevante News. Ein wesentlicher Treiber für die Engagement‑Rate von 60 %.
- Gamification bringt Dynamik in den Rollout: Die Launch-Kampagne „The Great Egg Hunt“ aktivierte spielerisch die Mitarbeitenden:
- 726 Teilnehmende in nur zwei Wochen
- Hohe Eigendynamik durch informelles Peer-to-Peer-Training
Das ist also ein großer, großer Gewinn
Was ganz entscheidend ist am neuen Intranet, also am Lumi, sind die sehr übersichtlichen News-Kanäle, die wir da haben. News-Kanäle, die Zielgruppenorientiert sind, wo man sich einwählen kann. Hier kommt man wirklich zusammen und da können sich auch durchaus durch die gemeinsamen Informationen, die man da bekommt, durchaus Kooperationsmöglichkeiten ergeben. Das ist also ein großer, großer Gewinn.
Über den Kunden
Das Universitätsklinikum Leipzig (UKL) und die Medizinische Fakultät Leipzig (MF) gehören zu den ältesten und renommiertesten medizinischen Einrichtungen Deutschlands – ihre Wurzeln reichen bis zur Gründung der Universität Leipzig im Jahr 1415 zurück. Das UKL versorgt mit 1451 Betten jedes Jahr mehr als 400.000 Patientinnen und Patienten ambulant und stationär. Diese profitieren von der innovativen Forschungskraft der Wissenschaftler, indem neueste Erkenntnisse aus der Medizinforschung schnell und gesichert in die medizinische Praxis überführt werden.
Heute verbinden das UKL und die Medizinische Fakultät exzellente Patientenversorgung mit wegweisender medizinischer Forschung. Obwohl beide Institutionen rechtlich eigenständig sind, arbeiten sie in einem Kooperationsmodell eng zusammen – und teilen teilweise Personal und Ressourcen. Diese erfolgreiche Kooperation setzen sie nun auch digital fort: mit LUMI.
