Die Uniklinik Köln ist das führende medizinische Zentrum und einer der größten Arbeitgeber im Kölner Raum. Mit mehr als 60 Kliniken und 12.000 engagierten Mitarbeitern genießt die Uniklinik Köln sowohl in der Region als auch deutschlandweit hohes Ansehen.
Unser Projekt für die Uniklinik Köln zielt darauf ab, den Alltag des Klinikpersonals zu erleichtern und die Effizienz zu steigern, um eine optimale Versorgung der Patienten sicherzustellen.

Bisher wurden Vertretungslisten in der Uniklinik manuell erstellt. Diese Listen sind für die Privatliquidation wichtig: Privatversicherte können Wahlleistungen in Anspruch nehmen. Im zugehörigen Behandlungsvertrag werden Kosten und andere Rahmenbedingungen festgehalten – auch, wer die Behandlung durchführt und wer bei Ausfall vertritt. Ein übersichtlicher Vertretungsprozess ist Grundlage für die Einhaltung dieser vertraglich festgelegten Bedingungen und zwingend notwendig, um Abrechnungsausfällen oder rechtlichen Konsequenzen entgegenzuwirken.

Hauptziel des Projekts war deshalb, die Digitalisierung dieses Vertretungsprozesses und die automatische Generierung der notwendigen Vertretungslisten.

Die Challenge

Die manuelle Erstellung von Vertretungs-Excel-Listen stellte das Personal der Uniklinik vor folgende Herausforderungen:

• Hoher interner Arbeitsaufwand 
• Hohe Fehleranfälligkeit, keine nachvollziehbare Änderungshistorie
• Keine Flexibilität bei spontanen Änderungen
• Mangelnde Transparenz für Patienten und Patientinnen sowie Mitarbeitende
• Juristische Konsequenzen durch inkorrekte Daten 
• Abrechnungsausfälle

Für diese Probleme musste eine digitalisierte, zentrale Lösung her – zudem sollte sie den Richtlinien des Datenschutzes entsprechen. Hier kam SUNZINET ins Spiel.

Die Features

• Intuitive Administrationsoberfläche zur Zeitersparnis.
• Skalierbares Rechte- und Rollenkonzept, um Fehler zu vermeiden und klare Verantwortlichkeiten in der komplexen Klinikstruktur zu gewährleisten.
• Eindeutige Freigabe-Workflows für eine erhöhte Flexibilität des Personals und Transparenz bei Vertretungen.
• Automatische Veröffentlichung und Aktualisierung der Liste, um alle Informationen zentral an einem Ort zu sammeln.
• Systemseitiges Messaging zur Steigerung der Arbeitseffizienz durch automatische Wiedervorlage.
• Dokumentation der Freigabe- und Bearbeitungshistorie zur Sicherheit bei der Rechnungsstellung und Verwaltungsprozessen.
• Individualisierbarer Export der Liste auf Abruf für eine sichere Datenübertragung.
• DSGVO-konforme Datenspeicherung und -Verarbeitung zur Gewährleistung der Datensicherheit.

Das Ergebnis

Effiziente Verwaltung von Vertretungsprozessen mit einer zentralen Management Plattform

• Einer Management Plattform, die den Vertretungsprozess digitalisiert und vereinfacht 

• Einer exakten Prozessabbildung 

• Einer zentralen Stelle für die Verwaltung aller Vertretungen

Durch die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse hat das Klinikpersonal  jetzt mehr Zeit für Ihre Patienten.