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Das Projekt
Die RHÖN-KLINIKUM AG – ein führender Anbieter im Gesundheitswesen – hatte eine Zielsetzung: seine zahlreichen Klinikstandorte in einem Social Intranet zusammenzuführen. Doch der Gesundheitsdienstleister stieß schnell auf Herausforderungen: Die bestehenden Systeme waren voneinander isoliert, das TYPO3-Intranet für eine moderne, mobile Arbeitswelt nicht mehr geeignet.
Da Mitarbeitende an verschiedenen Standorten arbeiten – darunter Pflegekräfte, Ärztinnen und Ärzte sowie Verwaltungspersonal – fehlte eine zentrale Plattform, die Zusammenarbeit, Effizienz und den Zugang zu wichtigen Informationen ermöglicht. Um hier einen echten Fortschritt in der Vernetzung zu erzielen, musste die RHÖN-KLINIKUM AG an mehreren Stellen ansetzen:
- Keine Systemvernetzung: Wichtige digitale Anwendungen wie SAP und Active Directory liefen nebeneinanderher. Das führte zu einem hohen Verwaltungsaufwand und erschwerte den Zugriff auf Inhalte.
- Optimierungspotenzial bei der Nutzendenführung: Die bestehende Intranet-Struktur war komplex und bot Mitarbeitenden nur begrenzte Orientierung. Informationen ließen sich nicht immer auf Anhieb finden – eine Herausforderung in einem Umfeld, das schnelle und präzise Entscheidungen erfordert.
- Kein mobiler Zugriff: Viele Mitarbeitende – etwa aus der Pflege oder dem Reinigungsdienst – arbeiten selten am Schreibtisch. Ohne mobile Lösung blieben ihnen wichtige Informationen, oder digitale Tools unterwegs verwehrt.
- Keine personalisierten Inhalte: Rollen- oder standortspezifische Informationen konnten nicht gezielt ausgespielt werden. Das senkte die Relevanz der Inhalte und damit auch die Motivation und Produktivität der Mitarbeitenden.
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Projekt Highlight
Zusammenschluss von 18.000 Fachkräften im Gesundheitswesen
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Projekt Zeitraum
Juli 2023 – Januar 2024
Das Ziel
Social Intranet als gemeinsame digitale Plattform für 18.000 Mitarbeitende
Gemeinsam mit der RHÖN-KLINIKUM AG entwickelte SUNZINET ein modernes, integriertes Intranet, für alle 18.000 Mitarbeitenden, welches die konzernweite Vernetzung ausbauen und vor allem vereinfachen soll – egal ob im Büro oder direkt auf der Station. Mithilfe der Plattform Staffbase wollten wir:
- Kommunikation bündeln: Statt vieler einzelner Intranets sollte ein zentraler Ort für Unternehmensnews, Klinik-Updates und bereichsübergreifende Zusammenarbeit entstehen.
- Mobile Nutzung ermöglichen: Besonders für Mitarbeitende ohne festen Arbeitsplatz – etwa Pflegekräfte oder Servicepersonal – stand die mobile Optimierung im Fokus. Aktuelle Infos sollten sich bequem per Smartphone oder Tablet abrufen lassen.
- Systeme verknüpfen: Durch die Anbindung an SAP, Active Directory und HR-Systeme sollte die Nutzendenverwaltung automatisiert, das Onboarding vereinfacht und Inhalte rollenbasiert ausgespielt werden.
- Digitalen Zugang für alle schaffen: Auch Mitarbeitende ohne genutzte Firmen-E-Mail sollten sicher auf wichtige Informationen zugreifen können.
- Engagement durch Personalisierung stärken: Mit sozialen Funktionen wie Kommentaren oder Community-Bereichen sowie individuell zugeschnittenen Inhalten je nach Rolle und Standort sollte eine Plattform entstehen, die verbindet – und den Teamgeist über alle Kliniken hinweg fördert.
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Wir starteten mit einer intensiven Discovery-Phase: In über 12 Workshops mit zentralen Stakeholdern aus dem gesamten Netzwerk der RHÖN-KLINIKUM AG identifizierten wir die größten Herausforderungen. Zusätzlich führten wir Mitarbeitendenbefragungen durch. Drei übergreifende Bedürfnisse kristallisierten sich dabei klar heraus:
- Mobiler Zugriff für das klinische Personal, das ständig unterwegs ist
- Eine zentrale Inhaltsstruktur, um Informationssilos aufzubrechen und gleichzeitig den local-first Ansatz beibehalten
- Eine reibungslose Anbindung an weitere digitale Tools, um Arbeitsabläufe effizient zu gestalten
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Auf Basis dieser Erkenntnisse definierten wir gemeinsam mit dem Kunden klare Erfolgsziele:
- vollständige mobile Nutzbarkeit
- Anbindung für alle Mitarbeitenden
Dafür entwickelten wir detaillierte Nutzerprofile – etwa für Pflegekräfte, Verwaltungsmitarbeitende und Ärztinnen und Ärzte. So konnten wir sicherstellen, dass das neue Intranet auf die verschiedenen Anforderungen im Arbeitsalltag zugeschnitten ist.
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In der Designphase stand die intuitive Nutzendenführung im Mittelpunkt. Die Staffbase-Architektur wurde so gestaltet, dass sie rollenbasierte Dashboards, standortspezifische Inhaltsbereiche und integrierte Tools umfasst. Interaktive Prototypen ermöglichten es Stakeholdern, Navigation und Funktionen vorab zu testen – und gemeinsam mit uns zu optimieren.
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Gemeinsam mit dem Kunden migrierten wir über 2.000 Inhalte aus dem bestehenden TYPO3-System TYPO3-System von RHÖN. Gleichzeitig realisierten wir drei zentrale Integrationen:
- SAP HR zur automatisierten Benutzeranlage
- Active Directory für eine sichere Anmeldung
- roXtra die Dokumentenablage
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Im Dezember 2023 starteten wir mit einem Pilotbetrieb, um erstes Nutzerfeedback zu sammeln. Der offizielle Rollout folgte im Januar 2024. Um eine hohe Akzeptanz bei allen 18.000 Mitarbeitenden sicherzustellen, setzten wir auf individuelle Unterstützung:
- Schulungen für die Redaktion und Nutzenden
- Schulungsvideos und Schnellstart-Guides
- Eine Help-Corner im Intranet mit FAQ-Bereich und E-Learnings
Durch diesen gestaffelten Ansatz konnten wir das Intranet laufend weiterentwickeln – immer orientiert an echtem Nutzerfeedback. Das Ergebnis: ein System, das nicht nur technisch überzeugt, sondern auch im Alltag funktioniert.
Ergebnisse & Mehrwert
1. Zentrale Kommunikationsplattform
Das neue Staffbase-Intranet hat die zuvor fragmentierten Systeme der RHÖN-KLINIKUM AG erfolgreich abgelöst. Heute haben alle 18.000 Mitarbeitenden die Möglichkeit über eine einheitliche Plattform auf Folgendes zuzugreifen:
- Unternehmensweite Meldungen
- standortspezifische Informationen
- integrierte Ressourcen – alles über eine konsistente Benutzeroberfläche.
2. Verbesserter mobiler Zugang
Gerade für das klinische Personal entscheidend: Die mobil optimierte Plattform ermöglicht jetzt
- Echtzeit-Zugriff auf wichtige Neuigkeiten – direkt von der Station aus
- wichtige Informationen auf einen Klick (Telefonlisten, Formulare für den Arbeitsalltag)
- sichere Anmeldung – auch für Mitarbeitende ohne Firmen-E-Mail
3. Gelebte Unternehmenskultur
Das Intranet stärkt aktiv die offene, kollaborative Kultur der RHÖN-KLINIKUM AG – durch:
- zentrale News-Channels, die Klinikgrenzen überwinden
- soziale Funktionen, die den Austausch unter Kolleginnen und Kollegen fördern
4. Kulturelle Ausrichtung
Das Intranet unterstützt aktiv die kollaborative Kultur der RHÖN-KLINIKUM durch::
- Einheitliche Nachrichtenkanäle, die Klinikgrenzen überwinden
- Soziale Funktionen, die den Austausch unter Kolleginnen und Kollegen fördern
Der Kunde
Die RHÖN-KLINIKUM AG ist ein eigenständiges Unternehmen unter dem Dach der Asklepios Kliniken GmbH & Co. KGaA. Sie wurde, wurde 1973 gegründet und betreibt heute fünf große Gesundheitseinrichtungen. Die Kliniken bieten exzellente Medizin mit direkter Anbindung zu Universitäten und Forschungseinrichtungen. An den fünf Standorten Bad Neustadt, Frankfurt (Oder), Gießen und Marburg sowie der Bad Berka werden jährlich rund 913.000 Patienten behandelt. Über 18.700 Mitarbeitende sind im Unternehmen beschäftigt.
