Der Carlsen Verlag war auf der Suche nach einer zukunftsfähigen Lösung zur Weiterentwicklung der internen Kommunikation und des Informationsaustauschs für seine rund 200 Mitarbeitenden. Die bisher eingesetzten Tools – eine Kombination aus Microsoft Teams und Confluence – stießen dabei zunehmend an ihre Grenzen. Um die Kommunikation sowie Zusammenarbeit effizienter zu gestalten, entschied sich das Unternehmen für den Ausbau der Microsoft-365-Umgebung mit SharePoint Online als zentrale Informationsplattform.

Im Rahmen einer umfassenden Analyse zeigten sich folgende Optimierungspotenziale:

• Die Inhalte in Confluence waren gewachsen und dadurch teilweise schwer auffindbar. Dies erschwerte es den Teams, schnell auf benötigte Informationen zuzugreifen.
• Die Fülle an Daten stellte eine Herausforderung für die strukturierte Darstellung als auch die damit verbundene gezielte Informationsnutzung dar.
• Die Nutzung mehrerer Systeme führte zu einem erhöhten Koordinationsaufwand und begünstigte Informationsinseln, was wiederum die Effizienz in der Zusammenarbeit beeinträchtigte.

Ziel war es, ein Intranet zu entwickeln, das bestehende Herausforderungen adressiert und die Mitarbeitenden des Carlsen Verlags im Arbeitsalltag bestmöglich unterstützt. Dabei standen vor allem folgende Anforderungen im Fokus:

• Schneller Zugriff auf Informationen: Mitarbeitende sollten relevante Inhalte schnell und unkompliziert finden können.

• Struktur und Übersichtlichkeit: Einheitliche Layouts und eine klar gegliederte Informationsarchitektur sorgen für Orientierung und ein konsistentes Nutzererlebnis.

• Benutzerfreundlichkeit: Das Intranet sollte intuitiv bedienbar sein – unabhängig von technischer Vorerfahrung.

• Nahtlose M365-Integration: Die Plattform sollte optimal in die bestehende Microsoft-365-Umgebung eingebunden sein.

• Zentraler Informationshub: Wichtige unternehmensweite Informationen sollten gebündelt und zentral zugänglich sein.

• Modernes und inklusives Design: Die Gestaltung des Intranets sollte die Markenwerte von Carlsen widerspiegeln – zeitgemäß, offen und vielfältig.

• Klare Inhaltsrichtlinien: Verlässliche Standards für die Erstellung und Pflege von Inhalten sollten für Qualität und Aktualität sorgen.

Von der ersten Planung bis zur erfolgreichen Inbetriebnahme wurde das Projekt innerhalb von neun Monaten umgesetzt. Das neue, zentralisierte Intranet unterstützt eine gezielte interne Kommunikation und trägt zur Optimierung von Arbeitsabläufen bei.

Carlsen profitiert heute nicht nur von einer modernen und funktionalen Lösung – das Projekt stärkte auch das Verantwortungsbewusstsein und den Teamzusammenhalt. Durch begleitende Change-Maßnahmen wurden die Mitarbeitenden aktiv einbezogen und konnten die Entwicklung des Intranets mitgestalten.

Der Carlsen Verlag ist einer der renommiertesten deutschen Verlage, spezialisiert auf Kinderbücher, Jugendliteratur, Comics, Graphic Novels, Manga und Cartoons. Seit über 60 Jahren fesselt Carlsen sein Publikum mit unterhaltsamen und nachdenklich stimmenden Geschichten, die Wissen vermitteln und Kreativität anregen.